De toegezegde verslagen van uw P&C klankbordgroep

Hieronder vindt u, zoals toegezegd in de Algemene Vergadering van 30 juni, de verslagen van de bijeenkomsten tussen de penningmeester Bijl en de P&C klankbordgroep van de Algemene Vergadering.

Bijeenkomst 15 april 2020

1.Opening, mededelingen en verslag

a.(Mondelinge) mededelingen en vaststellen agenda
De heer Bijl heet iedereen welkom in de Teams-videocall. De heren Everduim en Meijdam zijn helaas verhinderd.

2.Strategische agenda/bespreekpunten

a.Voorstel P&C cyclus

De heer Bijl vraagt of er op voorhand al vragen zijn over het voorstel van de nieuwe P&C cyclus. De heer Smits heeft enkele vragen. De heer Smits geeft aan dat de rol die de AV speelt bij het opstellen van de kaderbrief onduidelijk is voor hem. In de tekst van het voorstel staat dat de conceptkaderbrief naar GS gaat en dat GS gevraagd wordt dit op de hun geëigende wijze naar hun eigen PS in proces te brengen. De heer Smits vraagt zich af of deze stap in de praktijk goed zal uitpakken. Daarnaast heeft hij nog een vraag over punt c uit het voorstel: jaarplan en begroting. In de tweede alinea staat, na vaststelling van de kaderbrief, dat de conceptbegroting wordt uitgewerkt. De heer Smits vraagt wat de rol van de AV is in relatie tot de conceptbegroting. Hij geeft aan dat er een aantal stappen aan vooraf gaan die bepalend zijn voor de uiteindelijke begroting, waarin hij de rol van de AV mist. Mevrouw Kuipers heeft geen vragen. De heer Van ’t Westeinde kan zich goed vinden in de opmerkingen van de heer Smits. Hij geeft aan dat hij vindt dat de AV goed wordt meegenomen, maar dat het af en toe beter opgeschreven kan worden. Daarnaast geeft hij aan dat hij het voorstel een goede aanzet vindt.

De heer Schoemaker geeft aan dat het IPO-bestuur met de kaderbrief de inhoudelijke kaders voor het komende begrotingsjaar gaat weergeven. De conceptkaderbrief wordt inderdaad verstuurd naar GS en aan GS wordt gevraagd dit op hun geëigende wijze naar hun eigen PS in proces te brengen. De rol van de AV zal er vooral het bewaken van procesmatige afspraken tussen GS en PS zijn in de doorontwikkeling van de kaderbrief naar de conceptbegroting. De heer Smits geeft aan dat hij zich zorgen maakt of de AV dan wel voldoende betrokken wordt bij het proces. De heer Schoemaker geeft aan dat hij dit begrijpt. Hij legt uit dat de beleidsmatige keuzes bij het IPO-bestuur liggen. De leden van de AV kunnen weldegelijk invloed uitoefenen op deze inhoud, omdat je als lid van de AV zicht hebt op afspraken die er zijn gemaakt. Je bent op voorhand meegenomen, waardoor het niet meer mogelijk is om los van je PS een hele andere opvatting te hebben over het eindproduct.

De heer Van ’t Westeinde vraagt zich af of hij de voorkeur heeft om een zware rol te hebben in de voorbereidende fase van de kaderbrief, omdat dit zou kunnen afdoen aan de rol van de AV bij het vaststellen van de begroting.

De heer Bijl geeft aan dat hij begrijpt dat de AV meegenomen wil worden in het proces, maar ook ruimte wil houden naar het eindresultaat. Daarnaast moet het proces wel efficiënt worden gehouden. Hij geeft aan dat opmerkingen gemaakt door leden van de Algemene Vergadering aan de hand van de kaderbrief door hem zullen worden meegenomen.

De heer Smits geeft aan dat hij zich zorgen maakt of PS voldoende betrokken is om onderbouwd een opvatting te generen over de kaderbrief. Hij geeft aan dat hij uit ervaring weet dat PS dat liever overlaat aan de leden van de AV. De heer Van ’t Westeinde en mevrouw Kuipers sluiten zich daarbij aan. De heer Bijl geeft aan dat de leden van het IPO-bestuur de taak hebben om deze goede samenwerking tot stand te brengen. De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat hij merkt dat betrokkenheid van de gezamenlijke provincies al meer begint te leven binnen de provincie Zeeland. Hij geeft aan dat hij positief staat tegenover dit voorstel en er bereidheid is om er samen iets van te maken. Ook geeft de heer Van ’t Westeinde aan dat, indien we ergens tegenaan lopen, er altijd nog de mogelijkheid is tot bijstellen.

Na het beantwoorden van de vragen kunnen de leden van de klankbordgroep zich vinden in het voorstel voor de nieuwe P&C cyclus. Er zijn geen verdere opmerkingen over het voorstel voor de nieuwe P&C cyclus.

b.Bijzondere omstandigheid coronavirus  

In korte tijd is het economisch beeld ingrijpend veranderd. Bij het opstellen van de laatste raming speelde het coronavirus nog vooral in China, bij publicatie (op 3 maart) waren er nog slechts een handvol gevallen in Nederland geconstateerd en bestond nog de hoop dat deze konden worden geïsoleerd. Omdat toen wel duidelijk was dat de implicaties van het coronavirus mogelijk zeer groot waren, is de onzekerheid benadrukt en een variant met beperkte verdere verspreiding opgenomen. Inmiddels bevinden we ons in een andere economische werkelijkheid. De contactbeperkende maatregelen en de onzekerheid die de crisis met zich meebrengt, hebben een zichtbare impact op de economische activiteit. Er nog veel onzeker, en er zijn voorlopig nog nauwelijks macro-economische data beschikbaar. Dit betekent dat een aantal provincies hun  eigen kaderbrief vertragen of aanpassen.

Er zal een nieuwe agenda voor ons als samenwerkende provincies moeten worden opgesteld. Noem het een Nederland herstelt-plan of om het even welke andere naam, maar het zal de start moeten vormen voor ons handelen om weer op snelheid te komen, de schade te repareren en met nieuw elan te werken aan de welvaart en het welzijn van de volgende generaties. De 1e kaderbrief van het IPO geeft een aanzet om keuzes en het gesprek hierover mogelijk te maken. Deels is bij het opstellen hiervan nog van oude realiteit uitgegaan. Het zal dus zeer zeker nog niet het strakke kader bieden (zowel inhoudelijk als financieel) die we onder pre-corana-omstandigheden voor ogen hadden. Op 7 mei zal dit worden besproken in IPO-bestuur.

De heer Bijl geeft aan dat door de onzekerheden die worden veroorzaakt door de coronacrisis het voorstel zou zijn om wel de kaderbrief te maken, maar wel een slag om de arm te houden met de actualiteiten in het oog. Het is mogelijk dat er nog veel gaat veranderen in het proces van de kaderbrief naar de begroting toe. We leven op dit moment in een tijd met onzekerheden, waardoor we veel nog niet kunnen invullen. De heer Schoemaker geeft aan dat er op 2 april in het IPO-bestuur is besloten om met een kaderbrief te werken. Inmiddels is de realiteit veranderd en zijn economische verwachtingen bijgesteld. De heer Bijl vraagt op voorhand begrip voor deze situatie.

c.   Verdeelsleutels

Op 2 april 2020 heeft het IPO-bestuur het voorstel van de P&C-cyclus IPO geaccordeerd en daarmee ook een akkoord gegeven om een kaderbrief op te stellen. In de kaderbrief zou ook een voorstel gedaan worden over de te hanteren verdeelsleutel IPO voor de begroting 2021. Het IPO-bestuur heeft expliciet gevraagd een advies te willen hebben over de verdeelsleutel IPO van de BAC-Financiën. In dit voorstel wordt een aantal opties voorgelegd die variëren in:

a. Relatie met de uitkering vanuit het provinciefonds (met of zonder decentralisatie-uitkering)

b. Meer of minder fluctuatie van het verdeelpercentage van jaar tot jaar;

c. In meer of mindere mate aansluit bij de huidige statuten.

De heer Bijl licht toe dat er in de statuten gesproken wordt over een juni circulaire, terwijl dit niet langer deugdelijk is. Er wordt een notitie opgesteld waarin er verschillende varianten worden uitgewerkt voor het vaststellen van de contributie. Dit stuk gaat langs de AAC en BAC Financiën voor advies. De heer Bijl stelt voor dat ook de leden van de klankbordgroep kennis nemen van dit voorstel. Mevrouw Van Duren stuurt hen de notitie toe per mail. De heer Bijl geeft aan dat dit onderwerp de volgende bijeenkomst nogmaals besproken zal worden.

d. Kassiersfunctie

In het verleden vervulde het IPO veelvuldig de kassiersfunctie voor de 12 provincies. Een aantal jaar geleden is besloten de kassiersfunctie af te bouwen en deze posten via de begroting te laten lopen om zo een integrale en transparante afweging te kunnen maken.  In de praktijk hebben wij echt ervaren dat er bij de provincies toch een behoefte staat aan deze kassiersfunctie. Wij onderscheiden daarbij 2 categorieën:

- Categorie 1:  in dit geval wordt de kassiersfunctie in de kern alleen gebruikt als boekhoudkundig instrument. Het IPO incasseert een bijdrage van de provincies en sluist dit vervolgens door naar een derde partij (bijvoorbeeld de bijdrage van de provincies aan de provincie Zeeland). Dit loopt via de administratie van het IPO maar niet via de begroting

-  Categorie 2: in dit geval wordt de kassiersfunctie gebruikt om een besluit van de 12 colleges van GS uit te voeren, waarbij ofwel bij BIJ12 ofwel bij het IPO tevens uitvoeringscapaciteit mee is gemoeid is. (bijvoorbeeld Stikstof, IDA of Implementatie Omgevingswet). Dit leidt enerzijds tot het versturen van rekeningen naar de provincies maar anderzijds betekent dit tevens dat dit aan de baten en lasten kant via de begroting van het IPO loopt. Dit betekent een technische correctie via P&C producten.

De besluitvorming voor die onderdelen waarvoor het IPO de kassiersfunctie vervult, vindt plaats in de 12 colleges van GS. Dit betekent dat de verantwoordingslijn richting PS ook via de colleges loopt en niet via het IPO/BIJ12.  De financiële afspraken zijn onderdeel van de besluitvorming. De onderwerpen die via de kassiersfunctie lopen zijn daarmee geen onderdeel van de besluitvorming van de P&C-producten van IPO/BIJ12.

Stand van zaken Jaarrekening irt 1e begrotingswijziging

Verwacht jaarrekeningresultaat IPO Den Haag 801.000 euro en IPO-BIJ12 1,3 mln. Op dit moment controleert de accountant en rond dit af eind april.  1e begrotingswijziging AV gebruik maximaal 800.000  voor 1e begrotingswijziging van 990.000 en resterende 190.000  invullen concreet. 1e beeld is dat deel 1e begrotingswijzing niet door gaat zoals extra vergaderkosten 20.000 en co-creatie werkgeverszaken 65.000. Dat betekent dat aanvullende dekking van 1e begrotingswijziging minder is. Echter inventarisatie voorstellen VJN loopt nog en zal waarschijnlijk ook enkele plussen laten zien om tekort bij oa.. personeel en bedrijfsvoering IPO op te lossen. Wordt vervolgd.

De heer Bijl geeft aan dat de kassiersfunctie een handig instrument blijkt om te hanteren. De heer Bijl licht toe dat er verschillende vormen van een kassiersfunctie zijn. Een zuivere kassiersfunctie is bijvoorbeeld de bijdrage die de provincies aan Zeeland geven. Dit heeft verder geen invloed op de begroting, aangezien de dekking wordt voorzien op twaalf provinciale niveaus. De heer Schoemaker voegt daaraan toe dat dit inderdaad de meest technische vorm van een kassiersfunctie is, waarop geld wordt opgehaald en doorgegeven. Hij voegt daaraan toe dat een ander goed voorbeeld van deze kassiersfunctie nu wordt gebruikt bij de gezamenlijke aanpak stikstof. Twaalf provincies hebben hierover een GS besluit voorgelegd gekregen, waar vervolgens mee is ingestemd. De heer Van ’t Westeinde vraagt hoe ver de kassiersfunctie gaat. De heer Schoemaker antwoordt dat er een besluit van het IPO-bestuur nodig is om de kassiersfunctie te kunnen gebruiken.

De heer Schoemaker ligt daarnaast de laatste stand van zaken met betrekking tot de eerste begrotingswijziging en jaarrekening 2019 toe. Hij geeft aan dat op dit moment de accountant bezig is met het controleren van de jaarrekening en dat de accountant verwacht daar aan het einde van de maand klaar mee te zijn. De heer Schoemaker geeft aan dat een voorlopige indicatie van het rekeningresultaat voor het IPO gedeelte 8 ton bedraagt en voor het Bij12 gedeelte 1,3 miljoen. In de AV van 12 februari is aangegeven dat de dekking kan worden voorzien tot maximaal het bedrag van 8 ton uit het rekeningresultaat.

De leden van de klankbordgroep nemen kennis van deze informatie.

3.Rondvraag en sluiting

De leden van de klankbordgroep hebben geen verdere vragen meer. De heer Bijl sluit de vergadering.

 

Bijeenkomst 26 juni 2020

1.Opening, mededelingen en verslag

a.(Mondelinge) mededelingen en vaststellen agenda

De heer Bijl heet iedereen welkom in de Teams-videocall. Mevrouw Kuipers en de heer Meijdam zijn helaas verhinderd.

2.Strategische agenda/bespreekpunten

a.Toelichting P&C cyclus

De heer Bijl licht toe dat er in het IPO-bestuur een commissie is opgericht die zich gaat bezighouden met een nieuwe begrotingsopzet. In deze commissie zitten mevrouw Gräper (Groningen), de heer Stigter (Noord-Holland), de heer Fackeldey (Flevoland), de heer Burlet (Limburg), de heer Meijdam (IPO) en de heer Bijl zelf. Het uitgangspunt die deze commissie hanteert is dat de inhoud leidend moet zijn. De commissie gaat kijken naar hoe de begroting zero-based is opgebouwd. De heer Bijl ligt toe dat een begroting soms automatisch groeit en er soms niet kritisch genoeg meer gekeken wordt naar uitgaven. Er moet een frisse start gemaakt worden met de begrotingsopzet en dit wordt gedaan met een externe ondersteuner, de heer Schouten. De heer Bijl licht toe dat er de komende tien weken een intensief programma wordt opgezet met de commissie, waarbij ook een beroep wordt gedaan op de GS’en, zodat begin september de begroting gevalideerd kan worden. De kaderbrief maakt hier ook onderdeel van uit. Het is de bedoeling dat de provincies aan de voorkant kritisch en integraal kijken naar wat er wel en niet binnen het IPO wordt opgepakt. De commissie heeft er ook over nagedacht om een basisbedrag te begroten en al het andere via de kassiersfunctie te laten gaan, echter gaat daar niet de voorkeur naar uit. De heer Bijl geeft aan dat eind augustus voor sommige provincies nog in de recesperiode valt. Hij vraagt de leden van de klankbordgroep hoe zij staan tegenover het verschuiven van de AV van 9 oktober naar een aantal weken later, zodat de AV-leden voldoende voorbereidingstijd hebben en ook kunnen zorgen voor afstemming in de PS’en. De heer Bijl geeft aan dat dit de kwaliteit van het proces ten goede zou komen en omdat het IPO-jaarcongres geen doorgang vindt we ook minder gebonden zijn aan de datum van 9 oktober. De heer Bijl vraagt de leden van de klankbordgroep te reageren.

De heer Van ’t Westeinde merkt allereerst op dat hij ziet dat het gesprek wordt opgenomen en dat hij het op prijs zou stellen als hier voortaan op voorhand melding van zou worden gemaakt. Mevrouw Menninga geeft aan dat de heer Van ’t Westeinde gelijk heeft en licht toe dat het gesprek wordt opgenomen voor de verslaglegging.

De heer Smits geeft aan dat hij het een goed idee vindt om vanuit een ‘clean sheet’ te kijken naar de begrotingsopzet. Wat betreft het punt van het verschuiven van de AV in oktober geeft de heer Smits aan dat hij de voorkeur heeft aan voldoende voorbereidingstijd en dus het uitstellen van de AV met een aantal weken, ook omdat er niet aan de datum vastgehouden hoeft te worden nu het IPO-jaarcongres niet doorgaat.

De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat hij vindt dat de inhoud inderdaad leidend moet zijn. Hij benadrukt dat een goede motivering voor de beleidsintensivering en extensiveringen zullen bijdragen aan voldoende draagvlak. De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat hij vindt dat er stappen vooruit worden gemaakt op deze manier. Wat betreft het verschuiven van de AV in oktober sluit hij zich aan bij de heer Smits. Hij benadrukt dat het wat hem betreft fijn zou zijn als er dit jaar in één keer een klap op de begroting gegeven kan worden, zeker als de AV wordt verschoven. Wanneer er wellicht extra gevoeligheden zijn stelt de heer Van ’t Westeinde voor om een tussenstap in te lassen.  

De heer Everduim geeft ook de voorkeur aan meer ruimte en voorbereidingstijd voor de AV en dus het verschuiven van deze vergadering. Hij geeft daarnaast aan blij te worden van de aanpak die zojuist is toegelicht door de heer Bijl en benadrukt het belang van integraliteit.

De heer Bijl dankt de heren voor hun input. De heer Bijl stelt voor om regelmatig bij elkaar te komen om te kijken naar de voortgang van de commissie. De heer Bijl stelt voor dat er gezocht wordt naar een nieuwe datum voor de AV en dat daarbij ook rekening gehouden dient te worden met herfstvakanties.

De heer Bijl meldt naar aanleiding van vragen dat er in het IPO-bestuur een voorgenomen besluit is genomen over de nieuwe huisvesting van Bij12. Er is een voorgenomen besluit genomen om naar het provinciehuis Utrecht te verhuizen. Dit omdat het een goed gebouw is, het de juiste uitstraling heeft om in het provinciehuis te huisvesten, maar ook omdat het financieel aantrekkelijker is dan een extra ruimte huren op de plek waar Bij12 nu zit. Het is een voorgenomen besluit, omdat de OR van Bij12 hier nog een advies op moet geven. Zodra dit traject is doorlopen komt dit terug in de AV.

De leden van de klankbordgroep nemen kennis van dit voorgenomen besluit.

De heer Van ’t Westeinde meldt dat de notitie over de versterkte samenwerking positief valt bij de Staten van Zeeland. De nieuwsbrief is daarnaast ook positief ontvangen. De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat hij ziet dat de versterkte samenwerking effect heeft. 

De heer Bijl geeft aan dat er ook wordt aangedrongen op het contact tussen de bestuursleden en eigen AV-leden en Staten en dat hier ook een opgaande lijn te zien is.

De heer Smits sluit zich aan bij wat gezegd wordt en wil benadrukken dat het ‘in één keer een klap kunnen geven op de begroting’ geen voorwaarden kan zijn maar slechts een intentie.

Mevrouw Menninga vraagt of er nog een terugkoppeling over dit gesprek naar de collega’s van de AV verstuurd moet worden.
De heer Smits geeft aan dat dat wat hem betreft niet noodzakelijk is omdat er maandag ook al een vooroverleg is en de heer Van ’t Westeinde en de heer Smits aanwezig zijn bij de AV om een mondelinge terugkoppeling te geven. De heer Van ’t Westeinde sluit zich hier bij aan. De heer Everduim heeft de call verlaten door problemen met zijn internetverbinding.

De heer Bijl dankt de aanwezigen en sluit de vergadering.

Bijeenkomst 16 juli 2020

1.Opening, mededelingen en verslag

a.(Mondelinge) mededelingen en vaststellen agenda

De heer Bijl heet iedereen welkom in de Teams-videocall. De heer Everduim, de heer Smits en mevrouw Kuipers zijn helaas verhinderd.

2.Strategische agenda/bespreekpunten

a.Voorstel P&C cyclus

De heer Schouten (IPO) licht de laatste stand van zaken omtrent het nieuwe begrotingsvoorstel toe. Er wordt een integrale afweging gemaakt en op dit moment worden daarvoor de voorbereidingen getroffen. De heer Bijl vraagt of hier nog vragen en/of opmerkingen over zijn.

De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat hij het een goede zaak vindt dat er op deze manier naar de begroting gekeken gaat worden. Hij geeft aan dat hij het goed vindt dat de inhoud centraal komt te staan. De heer Van ’t Westeinde vraagt zich verder af of de kassiersfunctie wordt afgebouwd.

De heer Bijl antwoordt dat de kassiersfunctie niet wordt afgeschaft, maar wordt gebruikt voor adhoc uitgaven. Vervolgens kan dit bedrag worden meegenomen in de begroting. 

De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat dit zijn vraag heeft beantwoord en dat hij hoopt dat de lijn die wordt voorgesteld wordt doorgezet.

De heer Schouten geeft aan dat er in augustus gedetailleerder kan worden ingegaan op het begrotingsvoorstel. Op dit moment ligt de focus vooral op de begrotingsvoorbereiding.

De heer Van ’t Westeinde vraagt aan de heer Meijdam hoe hij tegen bovenstaande aankijkt.

De heer Meijdam antwoordt dat hij enthousiast is over deze nieuwe aanpak. Op deze manier bepaalt de politiek de activiteiten van het IPO. De heer Meijdam geeft aan dat hij merkt dat de nieuwe begrotingsopzet helpt om eigenaarschap bij het bestuur en de AV te vergroten.

De heer Schouten geeft aan dat helder moet zijn wat de feitelijke rollen van de BAC's, bestuur en AV zijn in het begrotingsproces.

De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat hier inderdaad behoefte aan zou zijn, omdat een groot deel van de leden van de AV nieuw is. Daarnaast zou het ook goed zijn als de AV-leden elkaar beter leren kennen.  

3.Rondvraag en sluiting

De heer Van ’t Westeinde heeft geen verdere vragen meer. De heer Bijl sluit de vergadering.

Bijeenkomst 6 augustus 2020

1.Opening, mededelingen en verslag

a.(Mondelinge) mededelingen en vaststellen agenda

De heer Bijl heet iedereen welkom in de Teams-videocall. De heer Everduim en mevrouw Kuipers zijn helaas verhinderd.

2.Strategische agenda/bespreekpunten

a.Planning nieuwe begrotingsproces

De voortgang van het nieuwe begrotingsproces wordt toegelicht door de heer Schouten. Op dit moment wordt er gewerkt aan drie producten:

1. Bestuurlijke keuze menu: Dit product is gericht op het faciliteren van de bestuurlijke discussie over de begroting. De essentie van de concept begroting 2021 is verwerkt in een (power-point) presentatie die het makkelijk maakt om van de hoofdlijn door te klikken naar de details en vice versa. Dit maakt het mogelijk om zowel inhoud (beoogde opbrengsten) als budget (totale kosten) op een eenvoudige manier in beeld te krijgen en te doorgronden. Deze opzet is op woensdag 5 augustus besproken met bestuurscommissie begroting en daar enthousiast ontvangen.

2. De concept-begroting voor 2021: Zoals eerder besproken is deze begroting helemaal opnieuw opgebouwd. Binnen de kerntaken zijn beleidsopgaven benoemd en is ingezoomd op de beoogde opbrengsten in 2021. Aan deze opbrengsten is een calculatie van de kosten verbonden. Hierbij is gewerkt met een integrale kostprijs (‘uurtarief’) waarin alle kosten van het IPO zijn verwerkt. Vervolgens zijn bij de diverse beleidsopgaven de consequenties in beeld gebracht bij een eventuele heroverweging van de genoemde activiteiten. De ‘kassiersfunctie’ is in de begroting verwerkt waarbij inzichtelijke is gebleven dat het hier qua financiering om de kassiersfunctie gaat. De begroting wordt afgerond op basis van het keuzeproces in het IPO bestuur.

3. Voorstellen begrotingssystematiek en P&C cyclus. Het gaat hierbij om uw deelopdrachten 2 en 3 waarbij we, aan de hand van een programma van eisen, voorstellen doen voor  de versterking van de begrotingssystematiek en de verzakelijking van de P&C Cyclus.

De heer Schouten licht toe dat deze producten, conform planning, volgende week gereed zijn en zullen op 13 augustus worden toegestuurd aan het IPO bestuur.

De planning voor het IPO bestuur ziet er als volgt uit: 

 27 augustus: inventariserende bespreking voorliggende stukken. Hoofdvraag: Welke informatie heeft u (aanvullend) nodig om tijdens de volgende bestuursvergadering tot een integrale inhoudelijke en budgettaire afweging te komen?

9 september:  besluitvorming over de begroting 2021 en de voorstellen voor de begrotingssystematiek en de planning & control cyclus. De vergadering van 9 september kan met overnachting worden gepland zodat er op 10 september in de ochtend een begroting is vastgesteld. 

Er wordt afgesproken dat het bestuurlijk keuzemenu IPO begroting 2021 wordt doorgemaild aan de leden van de P&C klankbordgroep en dat de leden nogmaals bij elkaar komen voordat de begroting in het bestuur besproken wordt. Tot slot wordt er besproken dat de verslagen van de P&C klankbordgroep bijeenkomsten worden gedeeld met alle leden van de Algemene Vergadering.

3.Rondvraag en sluiting

Er zijn geen verdere vragen. De heer Bijl sluit de vergadering.

 

Bijeenkomst 31 augustus 2020

1.Opening, mededelingen en verslag

a.(Mondelinge) mededelingen en vaststellen agenda

De heer Bijl heet iedereen welkom in de Teams-videocall. De heer Everduim is helaas verhinderd.

2.Strategische agenda/bespreekpunten

a. Planning nieuwe begrotingsproces

De heer Schouten licht toe dat er uiterlijk 10 september een klap op de nieuwe begroting wordt gegeven door het IPO-bestuur. Hij geeft aan dat er tot nu toe positieve geluiden vanuit het bestuur zijn over de nieuwe begrotingsopzet. De heer Schouten licht toe dat er een accent is gelegd op de opbrengsten en vanuit daar de kosten zijn berekend. Alle kosten die verbonden zijn aan het IPO worden vervolgens aan uren toegerekend. Daarnaast is de kassiersfunctie volledig in beeld gebracht en is de stofkam door de begroting gehaald. Het bestuurlijke keuzemenu maakt het makkelijk om van hoofdlijn naar detailniveau te kunnen schakelen. Het nieuwe begrotingsvoorstel ligt ter discussie op 9 en 10 september bij het IPO-bestuur. De komende weken zal er vooral sprake zijn van ruggenspraak over verschillende heroverwegingen.

De heer Bijl vraagt aan de leden van de P&C klankbordgroep hoe zij de opzet zien. Is de opzet helder en is het duidelijk hoe het keuzeproces eruit ziet?

De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat hij de toelichting van de heer Schouten goed kan volgen en dat hij achter de vernieuwde opbouw staat. De heer Van ’t Westeinde geeft als tip mee om in het bestuurlijk keuzemenu de beleidsopgaven en programma’s nog iets duidelijker van elkaar te onderscheiden.

De heer Smits geeft aan dat hij vindt dat de transparantie van de begroting er goed uit ziet. Hij geeft daarnaast aan dat hij het goed kan volgen. Hij benadrukt dat hij geen problemen heeft met de grootte van de begroting op deze manier. De heer Smits vraagt nog aandacht voor het document advies, waarin de rol van de AAC/BAC en AV beschreven staat. De heer Smits geeft aan dat er niet veel informatie in staat over de rol van de Algemene Vergadering. Hij vraagt zich af of er veel veranderd qua bevoegdheden voor de leden van de AV. De heer Smits sluit af met de opmerking dat deze begroting een belangrijke stap voorwaarts is voor het IPO.

Mevrouw Kuipers geeft aan dat ze het een duidelijke uitleg en beschrijving vindt. Ze geeft aan dat ze de beheersbaarheid van de begroting op prijs stelt en daarnaast veel baat heeft bij de omschrijving van rollen.

De heer Bijl licht toe dat het contact tussen de eigen bestuursleden en de leden van de AV belangrijk is, omdat de inhoudelijke discussie daar moet plaatsvinden. De heer Bijl geeft aan dat het terecht is dat we hier aan de voorkant helderheid over moeten scheppen. Het is op dit moment de vraag of alle Av leden terugkoppelen aan de commissie.

Mevrouw Menninga voegt daaraan toe dat er in het najaar een bijeenkomst wordt georganiseerd over hoe het IPO werkt. 
De heer Van ’t Westeinde geeft complimenten over dit proces.

De heer Bijl geeft aan dat er een nieuwe balans gevonden moet worden tussen de AV en het IPO-bestuur.

De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat het mooi zou zijn als deze systematiek besproken kan worden tijdens de AV in oktober.

De heer Smits wijst op het feit dat de afgelopen jaren de begroting moeizaam wordt goedgekeurd door de AV. De heer Smits geeft aan dat het een bestuurlijk dilemma is wat niet onderschat moet worden, en dat het bespreken van de begroting in de eigen provincie vaak moeizaam op gang komt. De heer Smits wil hier graag verder over blijven nadenken.

De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat hij er optimistischer tegenaan kijkt en dat er met deze systematiek juist stappen gemaakt worden in de goede richting.

De heer Smits geeft aan dat hij het ook een stap vooruit vindt, maar dat hij twijfelt of het qua proces ook goed gaat lopen.

De heer Bijl geeft aan dat het zou helpen wanneer de Staten een dringend stemadvies zouden meegeven aan de leden van de AV.

De heer Smits bevestigd dat dit een goede stap in de richting zou zijn. Dit zou wel betekenen dat je aan verschillende colleges wat meer gaat vragen dan de afgelopen jaren gedaan is. De heer Smits geeft aan dat er in de praktijk weinig terecht komt van het bespreken van de begroting in de Staten.

De heer Bijl geeft aan dat er vanuit het bestuur een andere houding moet komen.

De heer Smits heeft aan dat er verder gewerkt moet worden aan de verbinden tussen de leden van de AV en de bestuurders, en dat hier ook een verantwoordelijkheid ligt bij de AV-leden zelf. De heer Smits geeft aan dat hij hoopt dat dit nog verder wordt uitgewerkt in het begrotingsproces.

De heer Schouten geeft aan dat de focus op dit moment ligt op de begroting voor 2021, maar dat het gesprek over bovenstaande zeker meegenomen wordt, maar dat hier meer tijd voor nodig zal zijn.

De heer Van ’t Westeinde geeft aan dat hij begrijpt dat de begroting 2021 op dit moment prioriteit heeft, maar dat het wel goed is om over de rolverdeling na te denken en hier alvast mee te beginnen.

Mevrouw Kuipers geeft aan dat het lastig is om contact te vinden met andere PS leden en hen te laten meedenken, omdat er vaak geen interesse in is bij de PS leden. Ze geeft aan dat hier verandering in moet komen.

Mevrouw Menninga geeft aan dat het vertrekpunt moet zijn dat leden van de AV het gevoel moeten hebben dat ze voldoende ruggenspraak hebben gehad voorafgaand aan een AV. Er wordt een brief namens het IPO-bestuur aangeboden aan de AV. Voorgaande keren is er een gezamenlijke oplegger gemaakt samen met de griffies. Mevrouw Menninga geeft aan dat het onduidelijk is of dit voor verbetering heeft gezorgd.

De heren Smits en Van ’t Westeinde benadrukken dat er inderdaad vanuit de eigen College meer commitment en sturing moet komen over wat er besloten gaat worden als Staten. De heer Smits geeft aan dat hier een mandaat voor de AV uit moet voortvloeien. Wanneer de Staten positief hebben besloten over de IPO begroting, dan kan het niet zo zijn dat een AV-lid er individueel een ander standpunt lijkt uit te dragen.

De heer Schouten geeft aan dat hij goed uit de voeten kan met bovenstaande aandachtspunten. 

De heer Van ’t Westeinde vraagt aandacht voor terugkoppeling aan de overige AV-leden in het kader van transparantie.

Mevrouw Van Duren geeft aan dat de verslagen van de P&C klankbordbijeenkomsten worden gedeeld met de leden van de AV via de nieuwsbrief die in september wordt verstuurd.

Mevrouw Menninga geeft aan dat er ook nog een bijeenkomst georganiseerd gaat worden voor de leden van de AV waar onder andere het thema P&C cyclus besproken gaat worden. De nieuwe datum voor de AV gaat waarschijnlijk plaatsvinden in de eerste week na de herfstvakantie. Er zou eventueel ook nog een informele bijpraatsessie gehouden kunnen worden voorafgaand aan de AV. Op deze manier hebben alle Staten ruim voldoende tijd om met IPO-bestuurders, commissie en hun Staten af te stemmen.

De heer Smits benadrukt dat er gesproken is over de mandaat van deze klankbordgroep en dat is besloten is dat alle leden op persoonlijke titel zijn benoemd en geen mandaat hebben vanuit de gehele AV.

De heer Bijl benadrukt dat het gaat om een klankbordgroep waarbij advies wordt ingewonnen, maar dat hij, samen met het IPO-bestuur, natuurlijk zelf verantwoordelijk blijft voor de opzet van de begroting.

3.Rondvraag en sluiting

Er zijn geen verdere vragen. De heer Bijl sluit de vergadering.

 

Voeg toe aan selectie